Отчетные документы за проживание в отеле

После командировки работник обязан подвердить затраты по найму жилья. Посмотрим, какие нужны отчетные документы за проживание в отеле и как они будут оформлены.

Деятельность работника может быть связана с необходимостью служебной поездки в другой населенный пункт, где потребуется определенное время работать и жить. В соответствии с Распоряжением № 749 "Об изюминках направления работников в служебные командировки", сотруднику заблаговременно выдаются финансовые средства, за которые потом, конечно же, нужно будет отчитаться. Конкретно для этого потребуются отчетные документы за проживание в отеле для подтверждения обоснованности командировочных затрат, в этом случае на оплату аренды жилья: гостиничного номера, иного съемного помещения.

Законодательное регулирование

В статье 168 Трудового кодекса РФ закреплено, что командированный работник в праве на возмещение затрат по найму жилья. Порядок и размер возмещения устанавливаются коллективным контрактом на предприятии либо иными локальными нормативными актами. В распоряжении никаких разъяснений по этому поводу не дается.


Так, законодатель позволяет администрации организации самостоятельно урегулировать вопрос, какие документы должен работник предоставлять в подтверждение произведенных затрат. Наряду с этим необходимо принимать в расчет, что на основании данных документов предприятию нужно будет отчитываться перед налоговой администрацией по налогу на прибыль и подтверждать рабочий характер затрат (затраты на командировку организация может учесть при расчете налога на прибыль).


Оплата проживания в командировке в бюджетной организации производится в соответствии с нормативными актами правительства, поскольку в этом случае деятельность учреждения финансируется из бюджета. В большинстве случаев, установлены определенные ограничения затрат на гостиницы (не более 2000-3500 рублей), так как бюджетные организации экономят средства и ведут строгий учет затрат.


Также в распоряжении о командировках указано, что в случае если работник имеет возможность возвращаться каждый день с работы в другом населенном пункте к месту постоянного проживания, затраты на гостиницу, жилье не возмещаются. Этот вопрос решается в каждом случае заблаговременно лично по согласованию с начальником. Оплата проживания в отеле в командировке работником подобающа производиться весьма пристально, поскольку за эти траты нужно будет отчитываться, это нужно запомнить.

Где сотрудник может жить

Командированный вправе сам организовывать проживание в другом городе и выбрать:

• гостиницу, отель;
• служебную квартиру;
• снятую в аренду квартиру;
• жилые помещения у родственников.

В последнем случае, конечно, никаких затрат нет, исходя из этого задаток должен быть возвращен.

Какие документы сотрудник должен дать

Отчетные документы для командировочных по оплате проживания:

• счет из гостиницы. Чек об оплате услуг нужно предоставлять непременно, этот документ подтверждает поступление средств в кассу либо на счет. В счете нужно непременно указать реквизиты отеля вполне, фамилию, имя и отчество живущего, цена номера, время заселения и выселения. Печать и подпись на таком бланке обязательны. Дополнительные услуги, оказанные отелем, также будут быть оплачены, помимо затрат на обслуживание в ресторане либо баре, доставку в номер, пользование оздоровительными объектами и тому аналогичных трат, которые вряд ли начальник признает нужными, в случае если это не оговорено заблаговременно. Так, командировочный может приобрести дорогие продукты из мини-бара, к примеру, но лишь за свой счет;
• контракт об аренде квартиры, акт об оказании услуг и расписка;
• в случае предоставления служебной квартиры, в большинстве случаев, средства перечисляются работодателем в безналичной форме.

Оплата гостиницы в командировке может производиться в наличной либо безналичной форме, метод расчета и дополнительные траты лучше заблаговременно согласовать с начальником, чтобы обеспечить наличие должных доказательств. Отчетные документы за проживание в квартире посуточно допустимы, к примеру, в случае если гражданин менял место проживания.